Die Mitarbeit in FWF-Projekten ist für alle MitarbeiterInnen aus Sicht des FWF zeitlich unbeschränkt möglich. Allerdings gibt es möglicherweise Einschränkungen aufgrund von Kollektivverträgen oder gesetzlichen Bestimmungen (z. B. § 109 UG 2002). Es wird daher empfohlen, sich bei diesbezüglichen Unklarheiten an die Personalabteilung der Forschungs-stätte zu wenden.
Es existieren folgende Formen:
Dienstvertrag: Für eine laufende Mitarbeit wird in der Regel ein (befristeter) Dienstvertrag (Kostenart: Personalkosten) abzuschließen sein. Bei Projekten, deren Forschungsstätten dem UG 2002 unterliegen, sowie bei Forschungsstätten mit einer entsprechenden Vereinbarung mit dem FWF wird die Forschungsstätte DienstgeberIn und übernimmt damit auch die Lohnverrechnung. In allen anderen Fällen ist die Projektleitung DienstgeberIn. Für die finanzielle Abwicklung („Lohnverrechnung“) sieht der FWF hier zwingend die Einschaltung der Steuerberatungskanzleien des FWF als Lohnbüros vor, um die ProjektleiterInnen von dieser Aufgabe zu entlasten und um Fehler bei der Lohnsteuer und bei den Sozialversicherungsbeiträgen zu vermeiden. Es ist Aufgabe der Projektleitung, jede Änderung im laufenden Projekt (Unterbrechung, Verlängerung) der gehaltsverrechnenden Stelle (Lohnbüro, Personalabteilung) mitzuteilen. Es ist darauf zu achten, dass Urlaub während der Projektlaufzeit konsumiert wird. In Ausnahmefällen kann – wenn die erforderlichen Mittel im Projekt vorhanden sind – eine Urlaubsersatzleistung ausbezahlt werden.
Geringfügige Beschäftigung: Die geringfügige Beschäftigung ist ein Dienstverhältnis in geringfügigem Ausmaß bis zu einem bestimmten, jährlich von der Sozialversicherung festgelegten Betrag. Das Stundenausmaß einer geringfügigen Beschäftigung ist vom anzuwendenden Gehaltssatz abhängig. Es fallen hier nur geringe Lohnnebenkosten an.
Freie Dienstverträge: Hier verpflichtet sich jemand zur wiederkehrenden Erbringung von Dienstleistungen ohne Einbindung in die Organisation des Dienstgebers / der Dienstgeberin (Sozialversicherungspflicht für den „DienstgeberInnen-Anteil“ durch den/die DienstgeberIn bei der Gebietskrankenkasse wie beim Dienstvertrag, Steuerpflicht liegt bei den DienstnehmerInnen). Die arbeits- und sozialrechtlichen Voraussetzungen für dieses Instrument werden in FWF-Projekten eher selten erfüllt, der Abschluss eines freien Dienstvertrags muss rechtlich richtig begründet werden und ist nur nach Prüfung dieser Begründung und Zustimmung zum Abschluss eines freien Dienstvertrags möglich. Die Abwicklung erfolgt über die gehaltsabrechnenden Stellen.
Forschungsbeihilfen für Studierende ohne Master-/Diplomabschluss: Forschungsbeihilfen sind eine Art Arbeitsstipendium des FWF für Studierende ohne Master-/Diplomabschluss, die außerhalb eines Dienst- oder Werkvertrags in einem Projekt mitwirken. Forschungsbeihilfen dürfen nur in der Höhe des vom FWF dafür vorgesehenen Satzes in gleichen Monatsraten ausbezahlt werden.
Da das Stipendium kein Dienstverhältnis darstellt, ist es der Höhe nach eine angemessene Anerkennung für eine Arbeit, welche die Studierenden auch in ihrem eigenen Ausbildungs-interesse im Forschungsvorhaben leisten. Der Umfang der Mitwirkung am Forschungs-vorhaben wird deshalb entsprechend verringert sein.
Folgende Voraussetzungen muss der/die ForschungsbeihilfeempfängerIn erfüllen:
Selbstantragstellung: Unter SelbstantragstellerInnen werden ProjektleiterInnen verstanden, die sich ganz oder teilweise über das Projekt finanzieren. Die meisten SelbstantragstellerInnen werden mit Dienstvertrag angestellt und es gelten daher im Wesentlichen die Regeln für Dienstverhältnisse in FWF-Projekten. Überzahlungen des FWF-Personalkostensatzes sind für SelbstantragstellerInnen nur dann möglich, wenn ein Kollektivvertrag oder eine andere kollektive Norm dies zwingend vorsieht. Für SelbstantragstellerInnen ohne Anbindung an eine Forschungsstätte bzw. mit Anbindung an eine Forschungsstätte, die nicht dem UG 2002 unterliegt und keine Vereinbarung mit dem FWF getroffen hat, steht eine sogenannte Forschungssubvention zur Verfügung. Dabei handelt es sich um ein selbstständiges Einkommen, das von einem vom FWF beauftragten Lohnbüro ausbezahlt wird und in seiner Höhe dem Gehaltskostensatz für SelbstantragstellerInnen entspricht. Die Versicherung erfolgt über die Sozialversicherung für Selbstständige, die erforderlichen Abgaben werden vom FWF-Lohnbüro abgeführt. Die Versteuerung des Einkommens muss von der Projektleitung vorgenommen werden.
Regelmäßiges zusätzliches Einkommen für Vollzeit-SelbstantragstellerInnen ist unter der Voraussetzung möglich, dass dies die Karriere der Projektleiterin/des Projektleiters fördert und entweder nicht mehr als 5 Wochenstunden in Anspruch nimmt oder nicht über die sozialversicherungsrechtliche Geringfügigkeitsgrenze hinaus entlohnt wird.
In besonderen Fällen kann für die Dauer einer anderen Erwerbstätigkeit das Projekt für einen Zeitraum bis zu einem Jahr unterbrochen werden. (Mehrere Projektunterbrechungen werden dabei zusammengezählt.) Während der Projektunterbrechung dürfen jedoch keine Förderung angefordert werden bzw. darf kein Personal im Projekt beschäftigt sein.
Das Präsidium des FWF legt jährlich ein Gehaltsschema fest. Die Personalkostensätze des FWF sind Richtsätze, die bei Bedarf auch erhöht werden können. Eine Erhöhung kann durch Umwidmung von Projektmitteln erfolgen, also durch Verzicht auf andere Kostenarten oder durch Verkürzung der Anstellungsdauer.
Eine Unterzahlung der FWF-Personalkostensätze ist möglich, wenn auf das konkrete Dienstverhältnis ein Kollektivvertrag anwendbar ist und dieser eine Unterzahlung erlaubt.
Abhängig von der Dauer des Aufenthalts, dem Dienstgeber/der Dienstgerberin und der Art des Dienstvertrags sind unterschiedliche Aufenthaltstitel zu beantragen. Nähere Informationen zu den unterschiedlichen Aufenthaltstiteln für Studierende und ForscherInnen aus Drittländern finden sich in der Datenbank Einreise/Ausreise des Österreichischen Austauschdienstes (OeAD).
Überzahlungen über das kollektivvertragliche Ausmaß sind nur dann förderbar, wenn in einer nachvollziehbaren Form der relevante „Marktwert“ dokumentiert wurde. Die Finanzierung der Überzahlung kann entweder kostenneutral aus den vorhandenen Projektmitteln oder durch andere Drittmittel erfolgen. Die jeweils zuständige Lohnverrechnungsstelle und der FWF sind über eine Erhöhung des Gehalts zu informieren.
ProjektmitarbeiterInnen sind nicht beim FWF angestellt; DienstgeberIn ist entweder die Forschungsstätte (bei Universitäten gem. UG 2002 und Forschungsstätten mit einer entsprechenden Vereinbarung mit dem FWF) oder die Projektleitung.
Acht Wochen vor dem errechneten Geburtstermin und acht bis zwölf Wochen nach der Geburt besteht für Projektleiterinnen mit Dienstvertrag ein absolutes Beschäftigungsverbot (Mutterschutzfrist). Innerhalb dieser Frist darf keine Mitarbeit im Projekt erfolgen, das Projekt kann aber ohne Weiteres weitergeführt werden. Es empfiehlt sich, rechtzeitig die Projektdurchführung für diese Zeit zu planen. Danach kann die Erwerbstätigkeit voll oder teilweise wieder aufgenommen werden.
Im Falle des Bezugs von Kinderbetreuungsgeld kann die Arbeitszeit der Projektleiterin/des Projektleiters auf 10 Wochenstunden oder auf eine geringfügige Beschäftigung reduziert werden (abhängig von der Wahl des konkreten Kinderbetreuungsgeldmodells).
Wenn die Projektleiterin/der Projektleiter in Karenz gehen möchte, stehen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:
Schwangerschaft und Karenz von ProjektmitarbeiterInnen sind der Personalabteilung der Forschungsstätte oder dem Lohnbüro des FWF rechtzeitig zu melden. Die gesetzlichen Ansprüche (Mutterschutzfrist, Elternkarenz) sind zu gewähren. Für das Projekt entstehen während der Mutterschutzfrist geringfügige Kosten (Zahlungen für die MitarbeiterInnenvorsorgekasse) und während der Elternkarenz keine Kosten.
Die Entgeltfortzahlung durch den Dienstgeber/die Dienstgeberin und damit die finanzielle Belastung für das Projekt ist abhängig von der Dauer der Betriebszugehörigkeit der betreffenden MitarbeiterInnen und beträgt mindestens sechs und maximal zwölf Wochen volles Entgelt und vier Wochen halbes Entgelt. Danach haben die MitarbeiterInnen Anspruch auf Krankengeld der Krankenkassen. Die Personalabteilung der Forschungsstätte / das Lohnbüro ist zu informieren. Für die Zeit der Erkrankung kann bei Bedarf ein Zusatzantrag an den FWF gestellt werden.