Es existieren folgende Formen:
Dienstvertrag: Für eine laufende Mitarbeit wird in der Regel ein (befristeter) Dienstvertrag (Kostenart: Personalkosten) abzuschließen sein. Bei Projekten, deren Forschungsstätten dem UG 2002 unterliegen, sowie bei Forschungsstätten mit einer entsprechenden Vereinbarung mit dem FWF wird die Forschungsstätte DienstgeberIn und übernimmt damit auch die Lohnverrechnung. In allen anderen Fällen ist die Projektleitung DienstgeberIn. Für die finanzielle Abwicklung („Lohnverrechnung“) sieht der FWF hier zwingend die Einschaltung der Steuerberatungskanzleien des FWF als Lohnbüros vor, um die ProjektleiterInnen von dieser Aufgabe zu entlasten und um Fehler bei der Lohnsteuer und bei den Sozialversicherungsbeiträgen zu vermeiden. Es ist Aufgabe der Projektleitung, jede Änderung im laufenden Projekt (Unterbrechung, Verlängerung) der gehaltsverrechnenden Stelle (Lohnbüro, Personalabteilung) mitzuteilen. Es ist darauf zu achten, dass Urlaub während der Projektlaufzeit konsumiert wird. In Ausnahmefällen kann – wenn die erforderlichen Mittel im Projekt vorhanden sind – eine Urlaubsersatzleistung ausbezahlt werden.
Geringfügige Beschäftigung: Die geringfügige Beschäftigung ist ein Dienstverhältnis in geringfügigem Ausmaß bis zu einem bestimmten, jährlich von der Sozialversicherung festgelegten Betrag. Das Stundenausmaß einer geringfügigen Beschäftigung ist vom anzuwendenden Gehaltssatz abhängig. Es fallen hier nur geringe Lohnnebenkosten an.
Freie Dienstverträge: Hier verpflichtet sich jemand zur wiederkehrenden Erbringung von Dienstleistungen ohne Einbindung in die Organisation des Dienstgebers / der Dienstgeberin (Sozialversicherungspflicht für den „DienstgeberInnen-Anteil“ durch den/die DienstgeberIn bei der Gebietskrankenkasse wie beim Dienstvertrag, Steuerpflicht liegt bei den DienstnehmerInnen). Die arbeits- und sozialrechtlichen Voraussetzungen für dieses Instrument werden in FWF-Projekten eher selten erfüllt, der Abschluss eines freien Dienstvertrags muss rechtlich richtig begründet werden und ist nur nach Prüfung dieser Begründung und Zustimmung zum Abschluss eines freien Dienstvertrags möglich. Die Abwicklung erfolgt über die gehaltsabrechnenden Stellen.
Forschungsbeihilfen für Studierende ohne Master-/Diplomabschluss: Forschungsbeihilfen sind eine Art Arbeitsstipendium des FWF für Studierende ohne Master-/Diplomabschluss, die außerhalb eines Dienst- oder Werkvertrags in einem Projekt mitwirken. Forschungsbeihilfen dürfen nur in der Höhe des vom FWF dafür vorgesehenen Satzes in gleichen Monatsraten ausbezahlt werden.
Da das Stipendium kein Dienstverhältnis darstellt, ist es der Höhe nach eine angemessene Anerkennung für eine Arbeit, welche die Studierenden auch in ihrem eigenen Ausbildungs-interesse im Forschungsvorhaben leisten. Der Umfang der Mitwirkung am Forschungs-vorhaben wird deshalb entsprechend verringert sein.
Folgende Voraussetzungen muss der/die ForschungsbeihilfeempfängerIn erfüllen:
- Sie/Er stand oder steht in keinem Dienstverhältnis zur Projektleitung oder der Forschungsstätte des Projekts. (Ausnahme ist eine Beschäftigung, die ausschließlich im Bereich der Lehre erfolgt.)
- Sie/Er hat mit der Projektleitung keine vertraglichen Vereinbarungen getroffen.
- Sie/Er schließt neben der Forschungsbeihilfe im Projekt auch keine Werkverträge ab.
- Sie/Er hat am Beginn ihrer/seiner Mitwirkung an dem Forschungsprojekt ihre/seine Universitätsstudien noch nicht mit dem einschlägigen Master/Diplom abgeschlossen. (Die Erlangung des Diploms während der Projektlaufzeit ist dem FWF umgehend mitzuteilen. Die Auszahlung der Forschungsbeihilfe ist binnen einem Monat einzustellen).
Selbstantragstellung: Unter SelbstantragstellerInnen werden ProjektleiterInnen verstanden, die sich ganz oder teilweise über das Projekt finanzieren. Die meisten SelbstantragstellerInnen werden mit Dienstvertrag angestellt und es gelten daher im Wesentlichen die Regeln für Dienstverhältnisse in FWF-Projekten. Überzahlungen des FWF-Personalkostensatzes sind für SelbstantragstellerInnen nur dann möglich, wenn ein Kollektivvertrag oder eine andere kollektive Norm dies zwingend vorsieht. Für SelbstantragstellerInnen ohne Anbindung an eine Forschungsstätte bzw. mit Anbindung an eine Forschungsstätte, die nicht dem UG 2002 unterliegt und keine Vereinbarung mit dem FWF getroffen hat, steht eine sogenannte Forschungssubvention zur Verfügung. Dabei handelt es sich um ein selbstständiges Einkommen, das von einem vom FWF beauftragten Lohnbüro ausbezahlt wird und in seiner Höhe dem Gehaltskostensatz für SelbstantragstellerInnen entspricht. Die Versicherung erfolgt über die Sozialversicherung für Selbstständige, die erforderlichen Abgaben werden vom FWF-Lohnbüro abgeführt. Die Versteuerung des Einkommens muss von der Projektleitung vorgenommen werden.